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Access のクエリを使って、レコードを抽出してから、伝票レポートを表示する方法。

Access でレポートが複数ページある時、印刷機能でページ指定して印刷することができます。レポートが 20件くらいのレコード数なら、ページ指定でも問題ありません。

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しかし数千件になると、いちいち調べてから設定するのは大変です。印刷したいページが並んでいるとは限りません。

そんな場合はレコードを絞り込んでからレポートを表示できたほうが便利です。

Access では既存のレポートやクエリをコピーして、ちょっと修正するだけで、簡単にいろいろな表現ができます。ゼロから作る必要はありません。実際にやってみましょう。


【1】Accessのファイル「SampleDB020.mdb」を起動します。


【2】まずテーブル T07Slip を開いて、 SLIP_CD にある番号を、1つか2つメモしておいてください。後で動作確認する時に使います。

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【3】レポートで R02Slip をコピーして「R04SlipParam」を作成します。

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【4】コピーした R04SlipParam を印刷プレビューで開きます。

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この段階では R02Slip とまったく同じです。コピーしただけなので当然ですね。レポートのタイトル(標題)も R02Slip のままになっています。


【5】クエリで Q08Slip をコピーして「Q10SlipParam」を作成します。

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【6】「Q10SlipParam」を選択して、「デザイン」をクリックします。

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【7】SLIP_CD の抽出条件に、以下のように入力してください。

[SLIP_CDを入力してください。]

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[ ]カッコで囲んだ文字列が、ダイアログボックスに表示されます。


【8】このクエリをデータシートビューで開きます。

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【9】パラメータの入力ダイアログボックスが表示されたら、「3」と入力し、「OK」をクリックします。

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*テーブル T07Slip の SLIP_CD に存在する番号なら何番でもかまいません。


【10】SLIP_CD が「3」のレコードが表示されました。

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*SLIP_CD は主キーなので重複したレコードは無いため、常に1件だけになります。

ちなみにテーブル T07Slip に存在しない SLIP_CD を入力すると以下のようになり、レコードが表示できません。

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【11】クエリの変更点を「保存」して、クエリを閉じます。

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クエリが完成したら、あとはレポートのレコードソースを変更するだけです。既存のレポートのレコードソースを変更する手順は以下のようにします。

【12】「R04SlipParam」を選択して、「デザイン」をクリックします。

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【13】レポートのデザインビューで、左上(四角)をマウスで右クリックし、コンテキストメニューから「プロパティ」を選択します。

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*これはレポート全体のプロパティです。


【14】レコードソースは「Q10SlipParam」を選択し、標題は「R04SlipParam」に変更します。

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*レコードソースとは、レポートの基になるクエリやテーブルのことです。


【15】変更したらプロパティを閉じてください。

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【16】レポートの変更点を「上書き保存」します。

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【17】レポートを印刷プレビューで開きます。

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【18】レコードソースのクエリが変わったので、パラメータの入力ダイアログボックスが表示されます。「3」と入力し、「OK」をクリックします。

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【19】SLIP_CD で抽出された1件だけが表示されている点に注目してください。

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今回は主キーである SLIP_CD で抽出したので、必ず1件になりますが、他のフィールドを抽出条件に使うと、複数ページ表示することも可能です。

存在しない SLIP_CD を入力した時は、空のレポートになります。

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既存のクエリやレポートをコピーして活用する感覚が掴めたのではないでしょうか。Accessでは一つのテーブルを基に、クエリを経由することで様々な形で活用することができます。


【ワンポイント】
同じ要領で、クエリを変えるだけで様々な抽出レポートが作れます。


・SLIP_DATE で抽出すると、販売年月日で絞り込めます。
・CST_CD で抽出すると、顧客ごとの伝票が絞り込めます。

SLIP_DATE や CST_CD を抽出条件にした場合は、レポートは複数ページになります。もちろん組み合わせて抽出することもできます。


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