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Access で伝票レポートに明細レポートを組み込む方法。

Access にはサブレポートという機能があり、伝票レポートに明細レポートを簡単に組み込むことができます。

サブレポートウィザードに従って設定するだけで、伝票と明細を共通のフィールドでリンクできます。リンクした明細には伝票に対応したレコードだけが表示されます。


【1】Accessのファイル「SampleDB020.mdb」を起動します。


【2】オブジェクトで「レポート」を選択します。

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【3】レポート「R02Slip」を選択して、「デザイン」をクリックします。

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【4】伝票レポートの下に明細レポートを組み込むので、詳細セクションを十分な大きさに広げてください。

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【5】Accessのメニューバーから、ツールボックスをクリックして表示します。

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【6】ツールボックスのコントロールウィザードをオンにします。(押した状態)

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*ウィザードをオフにすると手動で設定しなければなりません。


【7】ツールボックスの「サブフォーム/サブレポート」をクリックします。

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【8】レポート上で明細レポートを組み込む範囲を、マウスで囲みます。

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*後で修正できるので、適当な大きさでかまいません。


【9】サブレポートウィザードが表示されました。

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【10】「既存のレポートまたは...」にチェックし、「R03Details」を選択して、「次へ」をクリックします。

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【11】「一覧から選択する」にチェックし、「SLIP_CDでリンクし...」を選択して、「次へ」をクリックします。

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SLIP_CDでレポート同士を関連付けることで、各伝票に対応した明細だけが表示されるようになります。


【12】サブレポートの名前に「R03Details」と入力し、「完了」をクリックします。

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「明細レポートのR03Details」と「サブレポートのR03Details」は別物です。

今回付けた名前はサブレポートというコントロールに対してです。サブレポートの上に明細レポートが配置されています。

VBAプログラムの中では明確に区別されますので、別々の名前にしたほうが確実です。
(例 R03)


【13】レポート R02Slip に R03Details が組み込まれました。

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【14】印刷プレビューとデザインビューを何度も切り替えて、配置や大きさを調整します。

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ポイント
・サブレポートのラベルを「明細」に変更する。(不要なら削除してもかまいません)
・レポートの幅は上の目盛りで「16」以内にする。

幅が広すぎると、印刷プレビューで空白のページが表示されます。その時はレポートの幅を縮めて調整してください。


【15】印刷プレビューで確認します。

access-query582.gif

伝票に明細が組み込まれていますね。TOTALの計算も合っています。


【16】他のレコードも正常に表示されるか、確認してください。

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【17】完成したら、レポートの変更点を保存して終了します。


【ワンポイント】
今回はウィザードを使ってレポートを作成したので、フィールド名の表示がそのまま半角英数になっています。

システムの利用者と開発者が異なる場合は、レポートやフォームの表示は日本語のほうがわかりやすいかもしれません。

その場合はテーブルの設定では半角英数にして、レポートやフォームのラベルだけ日本語に修正するといいです。

Accessではテーブル名やフィールド名に日本語を使うことができます。しかしVBAでプログラミングするなら、半角英数にしておいたほうが無難です。

他のプログラミング言語でも、半角英数を使うことが多いので、半角英数での名前の付け方に慣れておいたほうが良いでしょう。


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