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AccessかExcelのどちらが良いか迷った時は?

Access(アクセス)のようなデータベースソフトを使うか、または
Excel(エクセル)を代表とする表計算ソフトのほうが良いのか、選択で迷うことがあります。

そんな時は、データベースソフトと表計算ソフト、それぞれのメリット・デメリットを考えると判断しやすいです。

もう一つ、「データとデザインの分離」がキーワードです。

まず、Accessのようなデータベースソフトは、
大量のデータを効率よく蓄積したり、検索、加工することが得意です。

特にAccessの場合は、クエリー機能が便利なこと、フォームやレポートも作りやすい、VBA言語でプログラミングまでできます。

使える関数も豊富です。

仕事で使う業務システムを開発するには、十分な機能を持っています。

その反面、テーブル設計が必要で、データ型や正規化の知識が要ります。

Accessを使えるようになるには、それなりの学習時間が必要です。

対してExcelのような表計算ソフトは、
何と言っても手軽に、直感的に使えることが大きいです。

Excel初心者でも、ちょっと習えば、短時間である程度は使えるようになります。

しかもExcelは、会社で使うパソコンにインストール済みのことが多いので、
新たに追加投資すること無く、すぐに使い始めることができます。

Excelにも関数が豊富に用意されています。
Accessと共通のもの、独自のもの、いろいろあります。

フォームやVBA言語でプログラミングもできるので、
使いこなせば、かなり凝ったワークシートが出来ます。

ある地方公務員の給与計算を担当していた事務職員が、
Excelの関数とマクロを駆使して作っているのを見せてもらったことがあります。

それはもう見事でしたね。感心しましたw

Excelは細かい部分をデザインしやすいですよね。

これほど凝ったものをAccessのレポートで表現しようとすると、
レイアウトを調整するのが大変だろうなーと思いました。

表計算ソフトの欠点は、データとデザインが分離できていないことです。

Excelではデータの配置も、書式の設定も同じセル上で行いますから。

また使っているうちに同じデータが、
複数のワークシート上に散在しがちになるので、後々管理が大変になってきます。

開発者自身が使うなら、どんな操作をしたらまずいのか分かっているはずなので、問題ありません。

でも、もし作った業務システムを第三者にも利用してもらう予定なら、

最初からAccessのようなデータベースソフトを使って、
ちゃんとデータとデザインを分離しておいた方が、
後々のデータ管理、機能追加、カスタマイズやメンテナンスが楽になります。

Accessでは、データの保存はテーブルで、加工はクエリで、入力はフォームで、帳票はレポートでと、役割分担が明確だからです。

ps:
もう一つの選択肢としては、AccessとExcelを連携させて、
それぞれの長所を活かすという方法もありますが。

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